چگونه به عنوان یک مدیر بازخورد سازنده بدهیم؟ ## چرا باید بازخورد سازنده بدهم؟ در حالی که ممکن است از دادن بازخورد صریح احساس ناراحتی کنید، مطالعات نشان می‌دهد که این دقیقا همان چیزی است که اکثر مردم می‌خواهند. جک زنگر و جوزف فولکمن در سال 2014 در یک ارزیابی از نگرش کارکنان نسبت به بازخورد "مثبت" و "اصلاح" نشان دادند که 57 درصد از پاسخ‌دهندگان دریافت بازخورد اصلاحی را ترجیح می‌دهند، البته وقتی به درستی داده شود، 92 درصد هم معتقد بودند که بازخورد «منفی» در بهبود عملکرد مؤثر است.  جالب توجه است، کسانی که طرفدار بازخورد سازنده بودند، در بررسی‌هایشان به مدیران خود به دلیل صادق بودن و صریح بودن، بالاترین رتبه را دادند. نکته کلیدی این است که بیشتر کارمندان می‌خواهند بدانند چه کاری می‌توانند برای بهبود عملکرد خود انجام دهند. انتظار برای بررسی سالانه، سرعت پیشرفت حرفه‌ای آنها را در حد سرعت حلزون کاهش می‌دهد. اشتباه رایج مدیران این است که بازخورد سازنده را روی کسانی متمرکز می‌کنند که به بهبود بیشتری نیاز دارند. عدم ارائه بازخورد به بهترین عملکردها هم می‌تواند نرخ حفظ کارمندان شما را به خطر بیندازد و جایگزینی آنها ممکن است 400 درصد از درآمد سالانه شرکت را مصرف کند. به همین دلیل مهم است که برای کمک به کارمندان برتر خود سرمایه‌گذاری کنید تا مهارت‌های خود را افزایش دهند. به طور مشابه، عدم پاسخگویی سریع به مسائل رفتاری می‌تواند تأثیر منفی بیشتری بر تیم شما داشته باشد. به عنوان مثال، اگر یک کارمند با عصبانیت رفتار می‌کند، ناتوانی در رسیدگی به وضعیت، ممکن است باعث ایجاد تنش در زمان بررسی عملکرد و در نتیجه اثرات منفی بلند مدت شود. اشاره به موقع به رفتارهای منفی افراد کمک می‌کند تا تأثیری که در محل کار دارند را درک کنند و آنها را تشویق به ایجاد تغییرات کند. گوش دادن به شما کمک می‌کند تا موقعیت و مسائل عمیق‌تری را که باید حل شوند، بهتر درک کنید. به عنوان یک مدیر، مسئول اطمینان از این هستید که افراد تیم شما در جهت یک هدف مشترک کار کنند. هنگامی که ارتباط کمی بین شما و تیمتان وجود دارد، ممکن است آنها در جهت‌های مختلف حرکت کنند و اهداف متفاوتی را در اولویت قرار دهند. بازخورد سازنده منظم، به هدایت همه افراد در جهت اهداف کمک می‌کند. راهنمایی و اهداف واضح به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را جهت موفقیت بیشتر، ساده‌سازی و هماهنگ کنند. اگر از دادن بازخورد صریح به تیم خود پرهیز کنید، ضرر بیشتری هم برای افراد و هم برای کل تیم خواهد داشت.  ## مزایای ارائه بازخورد سازنده اگرچه ممکن است یکسال منتظر ماندن و بررسی عملکرد برای ارائه بازخورد سازنده، آسان‌تر به نظر برسد، اما سه دلیل وجود دارد که نشان‌دهنده اهمیت جلسات یک به یک و دوره‌ای است. - وقت گذاشتن برای برنامه‌ریزی جلسات حضوری غیررسمی نشان می‌دهد که به پیشرفت حرفه‌ای اعضای تیم خود اهمیت می‌دهید. - این به شما امکان می‌دهد که از درک و دریافت بازخورد خود اطمینان حاصل کنید. - همچنین به شما این امکان را می‌دهد که نظرات آنها را بشنوید و برای توسعه گام‌های بعدی را موثرتر بردارید. ممکن است هنوز هم افرادی وجود داشته باشند که که نسبت به بازخورد مقاومت نشان دهند. از جا نیفتادن چنین طرز فکری در سازمان اطمینان حاصل کنید. هرچه بیشتر به بازخورد دادن عادت کنید، تغییر طرز فکر برای آنها آسان‌تر می‌شود. اما صرف نظر از اینکه افراد ذهنیت مقاوم نسبت به بازخورد یا رشدی دارند، بسیار مهم است که اقدامات مناسب را انجام دهید تا مطمئن شوید نظرات شما به خوبی دریافت می‌شود. ## 5 مرحله برای ارائه بازخورد سازنده به طور موثر  ### 1. برای یک جلسه بازخورد 1 به 1 برنامه‌ریزی کنید چه در دفترتان و یک اتاق جلسه خالی و چه در یک کافه، بهترین راه برای دادن بازخورد، جلسه حضوری و رو در رو است. دادن بازخورد در مقابل دیگران می‌تواند اعتماد به نفس فرد را تضعیف کند و او را در حالت تدافعی قرار دهد. وقتی از کارمند خود می‌خواهید با شما ملاقات کند، مطمئن شوید که آن را به گونه‌ای تنظیم کنید که آنها را عصبی نکند. به جای گفتن «می‌توانی به دفتر من بیایی تا بتوانیم درباره عملکرد شما صحبت کنیم»، بپرسید که «آیا بعداً می‌توانیم برای بحث درباره میزان پیشرفت کار صحبت کنیم؟». غیررسمی و مثبت نگه داشتن درخواستتان باعث می‌شود که آنها احساس آرامش بیشتری نسبت به احتمال ملاقات انفرادی با شما داشته باشند. ### 2. لحن و نوع ارائه. استفاده از لحن و ارائه صحیح، مهمترین گام برای ارائه بازخورد مؤثر است. موارد زیر را در نظر داشته باشید: مثبت شروع کنید. **مثبت شروع کنید.** بازخورد سازنده خود را با هدایت گفتگو به کاری که آنها به خوبی انجام می‌دهند متعادل کنید. این کار باعث می‌شود به سطح انتظارات شما پی ببرند. نشان دهید می‌خواهید به آنها کمک کنید تا به انجام و توسعه این نوع مهارت‌ها ادامه دهند. **واضح و مشخص رفتار کنید.** مهم است که به وضوح توضیح دهیم که چه چیزی باعث آسیب به عملکرد آنها می‌شود. بهترین راه برای انجام این کار، ارائه بازخورد عملی و مثال‌های خاص است. **بازخورد خود را بر پایه طرز فکر رشد تنظیم کنید.** به یاد داشته باشید که تفاوت بین ذهنیت مقاوم به بازخورد و رشد در این است که افراد دارای ذهنیت مقاوم، توانایی‌های خود را ثابت می‌بینند، بنابراین در نظر آنها بازخورد می‌تواند به عنوان یک حمله شخصی تلقی شود. ### 3. زیاده روی نکنید. اگرچه ممکن است فرد در چندین زمینه نیاز به بهبود داشته باشد، اما از بازخورد دادن به افراد در تمام زمینه‌ها، بطور همزمان خودداری کنید. با تمرکز بر بهبود یک یا دو حوزه بطور همزمان، از سردرگمی جلوگیری کنید. فکر می‌کنید باید از کجا شروع کنید؟ مدیر ارشد درآمد در Hubspot Mark Roberge، استفاده از آنچه را که او آموزش فروش مبتنی بر معیارها می‌نامد، پیشنهاد می‌کند. این روش، از تجربه او از گلف گرفته شده است. بیشتر مربیان گلف به او می‌گویند که دستش را بچرخاند، موضعش را عوض کند، وزنش را جابجا کند و مچ دستش را بچرخاند تا پرتاب را بهبود بخشد. این گیج‌کننده شد و به هیچ بهبودی منجر نشد. در عوض، یک مربی از او خواست که دستش را بچرخاند و صد بار پرتاب را تمرین کند. سپس به افزودن و تمرین یک مهارت جدید ادامه داد تا اینکه در نهایت نتیجه را دید. ### 4. با هم راه حل پیدا کنید. به افراد فرصت دهید تا به نظرات شما پاسخ دهند تا بتوانید آنها را از منظر خودشان ببینید و به درستی به وضعیت رسیدگی کنید. به یاد داشته باشید که وظیفه شما این است که به آنها دیدگاهی نسبت به اعمالشان بدهید. هنگامی که حقایق را جمع‌آوری کردید، با هم برنامه‌ریزی کنید. راه‌هایی را که می‌توانند عملکرد خود را تعدیل کنند پیشنهاد دهید و از آنها بپرسید که می‌توانند چه گام‌هایی برای بهبود بردارند. این راه خوبی است برای اطمینان از اینکه آنها متوجه انتظارات شما شده‌اند و اقدامات لازم را انجام خواهند داد. از کارمندانتان بپرسید که شما به عنوان مدیر چگونه می‌توانید به آنها در رسیدن به این هدف کمک کنید. این تمایل شما را برای کمک به آنها تقویت می‌کند و نشان می‌دهد که خودتان هم پذیرای دریافت بازخورد هستید. ### 5. میزان تحقق دستاوردها را پیگیری کنید. مدیران اغلب در تلاش هستند که بدانند چگونه پیگیری کنند، بدون اینکه تصوری از مدیریت خرد بدهند. اگر تأیید کردید که فرد بازخورد شما را در طول جلسه درک کرده و اهداف مشترکی را با هم ترسیم کرده‌اید، باید بتوانید عقب‌نشینی کنید و به او اجازه دهید آنها را اجرا کند. بهترین راه برای سنجش در مسیر بودن این است که با تشخیص اینکه چه زمانی تغییرات را به طور موثر اجرا کرده‌اند، پیگیری کنید. **بازخورد سازنده موثر را شروع کنید.** دادن بازخورد سازنده به اعضای تیم، بخش مهمی از کار شما است. اگرچه ممکن است در اشاره به مواردی که نیاز به بهبود دارند تردید داشته باشید، مردم به طور فزاینده ای به دنبال توصیه‌هایی هستند که به آنها کمک کند تا مهارت های حرفه‌ای خود را توسعه دهند و تقویت کنند. یادگیری نحوه ارائه بازخورد سازنده، به طور موثر به شما کمک می‌کند تا تنش‌های موجود در محل کار را برطرف کنید و نرخ حفظ کارمندان را بهبود ببخشید. دادن (و دریافت) بازخورد می‌تواند به تقویت آمادگی ذهنی کارکنان شما کمک کند. با لحن، ارائه و نیت مناسب، می‌توانید نیروی کار خود را از نظر ذهنی ماهرتر کنید. و در پایان، شاهد رشد عملکرد سازمان خود خواهید بود.