اهمیت جلسات فردی در سازمان  ممکن است احساس کنید که جلسات بخش عمده‌ای از روز کاری شما را اشغال می‌کند. جلسات منظم انفرادی با اعضای تیمتان میزان این زمان اضافی را مشخص می‌کند. اما دقیقا به همین دلیل است که باید این کار را انجام دهید: می‌تواند تیم و کسب و کار شما را موفق‌تر کند. چه یک مشارکت‌کننده فردی و چه یک رهبر تیم باشید، می‌توانید جلسات انفرادی تاثیرگذار برگزار کنید. با کمی ساختار و راهنمایی، جلسات یک به یک (یا انفرادی) شما می‌تواند بسیار پیشرفت کند. با آمادگی و یک دستور کار مشترک، جلسات منظم شما می‌تواند موثر باشد. کارمندان خود را تشویق کنید که به طور منظم جلسات انفرادی داشته باشند. این امر باعث می‌شود کارکنان احساس انرژی، تعهد و آمادگی بهتری برای انجام وظایف خود کنند. <p> <br> </p> ## جلسات یک به یک چیست؟ و چرا مهم هستند؟ به زبان ساده، جلسات 1 به 1 جلسات منظمی بین مدیران و اعضای تیم آنهاست. گاهی اوقات، این جلسات بین کوچ‌ها، منتورها و همکاران هم برگزار می‌شود. اما فراتر از وظایف کاری، یک به یک منظم می‌تواند به دریافت بینش مفیدی از تجربه کارمند کمک کند. از جلسات یک به یک می‌توان برای درک میزان رفاه و تجربه کارکنان خود در شرکت استفاده کرد. خروجی این جلسات برای فرصت‌های شغلی و توسعه حرفه‌ای هم مفید است. ### هدف جلسات یک به یک دلایل زیادی برای برگزاری جلسات یک به یک وجود دارد. این جلسات، ارتباط باز و معناداری بین مدیران و کارمندانشان ایجاد می‌کند. دلایل زیادی برای برگزاری جلسات یک به یک وجود دارد. این جلسات، ارتباط باز و معناداری بین مدیران و کارمندانشان ایجاد می‌کند. - زمانی را برای بررسی موارد دستور کار و اولویت های کلیدی اختصاص دهید. - ارائه و دریافت بازخورد (از جمله رسیدگی به مشکلات عملکرد) - از کوچینگ برای بهبود پیشرفت و عملکرد استفاده کنید. - در مورد رشد شغلی صحبت کنید. - در کارکنان ایجاد انگیزه کنید. - به شناخت کارکنان خود در سطح شخصی ادامه دهید. - میزان رضایت شغلی را درک کنید. - به ارتباط کار آنها با اهداف و مأموریت بزرگتر سازمان کمک کنید. - موانع موفقیت را کاهش دهید و به غلبه بر چالش‌ها کمک کنید. - اقدامات عملکردی را شناسایی کنید. - به روز رسانی وضعیت طبق زمان برنامه‌ریزی پروژه‌های کلیدی را دریافت کنید. - خلاصه جلسات تیم، نکات کلیدی صحبت و جدول زمانی پروژه‌های دارای اولویت را دریافت کنید. ### مزایای جلسات یک به یک: گاهی اوقات ممکن است این جلسات وقت‌گیر به نظر برسند، اما سود آنها بسیار زیاد است. هم کارمندان و هم مدیران از جلسات یک به یک سود می‌برند. - **می‌تواند به توسعه مهارت‌های کوچینگ و رهبری مدیران کمک کند.**جلسات انفرادی فرصتی عالی برای مدیران شما است تا مهارت‌های کوچینگ خود را توسعه دهند. مهارت‌های کوچینگ و توسعه از مهارت‌های موردنیاز و ضروری هر مدیری است. مدیران باید یاد بگیرند که فعالانه به اعضای تیم خود گوش دهند و در طول مسیر راهنمایی و بازخورد ارائه دهند. با این کار آنها ذهنیت کوچینگ را به کار می‌گیرند و تمرین می‌کنند. مدیران با تبدیل شدن به کوچ بهتر، می‌توانند از عملکرد کارکنان حمایت بهتری کنند. - **به ایجاد اعتماد بین کارمندان و مدیران آنها کمک می‌کند.** مدیران می‌توانند از طریق مکالمات منظم، روابط کاری قابل اعتمادی ایجاد کنند. یک رابطه قابل اعتماد در محل کار، تیم‌ها را مستحکم می‌کند و یک محیط امن برای افراد ایجاد می‌کند. کم‌کم متوجه می‌شوید که رابطه شما با گذشت زمان صراحت و اعتماد بیشتری پیدا می‌کند. - **می‌تواند بهره‌وری و عملکرد کارکنان شما را بهبود بخشد.** به گفته گالوپ، تعامل کارکنان و جلسات یک به یک منظم به هم مرتبط هستند. عملکرد کارمندانی که به طور منظم با مدیران خود جلسه دارند، سه برابر بیشتر است. افزایش مشارکت کارکنان منجر به افزایش بهره‌وری و عملکرد می‌شود. - **می‌تواند به ایجاد ارتباط با هدف و مأموریت سازمان شما کمک کند.** شاید وظایف روزمره با هدف و مأموریت شرکت ارتباط نداشته باشند. جلسات یک به یک مکان بسیار خوبی برای کمک به ایجاد ارتباط بین کار روزانه و مشارکت آن است. اگر مدیر هستید، از کارمندان خود بپرسید که کار آنها چگونه با اهداف شرکت مرتبط است. اگر کارمند هستید، از مدیر خود بپرسید که چگونه کار تیم شما به هدف سازمان کمک می‌کند. با هم، می‌توانید گفتگوی معناداری در این راستا داشته باشید و ارتباطات مهمی را ایجاد کنید.  <p> <br> </p> ## سه راه آمادگی برای جلسات یک به یک ساده‌تر از چیزی است که فکرش را می‌کنید. وقتی نوبت به آماده شدن برای این جلسات هفتگی می‌رسد، سه عامل را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که شما و کارمندانتان برای یک جلسه موفقیت‌آمیز آماده شده‌اید. ### ذهنیت درستی داشته باشید. در مورد جلسه زیاد فکر نکنید، چون قرار است یک بحث و گفتگو باشد. به عنوان یک مدیر، نقش شما کوچینگ و حمایت است و در عین حال تلاش کنید که کارمندانتان در کانون گفتگو باقی بمانند. مکالمه باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا موضوعاتی را که برای هر دو طرف مورد توجه است، در خود جای دهد. داشتن یک فضای مشترک برای پیگیری موضوعات آینده برای بحث می‌تواند مفید باشد. این به مدیران و کارمندان آنها کمک می‌کند تا برای گفتگوی مؤثرتر آماده شوند. همچنین ایجاد سؤالات باز برای تقویت بحث مفید است. برای کمک به غیر رسمی نگه داشتن آن، می‌توانید به پیاده‌روی بروید، یک قهوه بنوشید، یا باهم صبحانه بخورید - فقط به یاد داشته باشید که نکات بحث را با خود همراه داشته باشید. نکاتی که ممکن است هنگام بحث در مورد موضوعاتی مانند بازخورد سازنده یا اهداف حرفه‌ای مفید باشد. ### یک برنامه روتین تنظیم کنید. برای اینکه جلسات انفرادی موثر باشد، باید به طور منظم اتفاق بیفتد. برای برخی از مدیران، این به معنای جلسات هفتگی است. اما جلسات دو هفته‌ای هم گزینه خوبی هستند. هنگامی که در مورد یک زمان معین توافق کردید، جلسه خود را برنامه‌ریزی کنید. حتماً یک جلسه تکراری به تقویم اضافه کنید. این روشی ظریف اما واضح برای مدیران است تا نشان دهند روی این جلسات سرمایه‌گذاری کرده‌اند. این نشان‌دهنده تعهد به وقت گذاشتن مداوم برای فرد است. ممکن است هر اتفاقی رخ دهد و برنامه‌ها تغییر کند. اما به جای کنسل کردن، تمام تلاش خود را برای زمان‌بندی مجدد انجام دهید. لغو می‌تواند حاوی این پیام باشد که جلسه مهم نیست، در حالی که در واقع سنگ بنای رابطه شما با کارمندانتان است. ### انعطاف‌پذیری جلسه را حفظ کنید. جلسات یک به یک باید مشارکتی باشد. مدیران باید کارمندان خود را تشویق کنند تا آنچه را که مایل به بحث و گفتگو هستند به اشتراک بگذارند. موضوعات رایج می‌تواند شامل اهداف فعلی، بازخورد، شناخت، انتظارات شغلی و موارد دیگر باشد. ارائه ابزارهایی برای سهولت در برگزاری جلسات منظم و ارزشمند هفتگی می‌تواند مفید باشد. <p> <br> </p> ## چهار راه آسان برای بهبود نحوه اجرای جلسات یک به یک آنچه در جلسات انفرادی گفته می‌شود باید بین مدیر و کارمندش باقی بماند. مدیر باید روی پرسیدن سوال و گوش دادن تمرکز کند تا بازخورد را بفهمد. آنها ممکن است بخواهند سؤالاتی را بپرسند، اما به طور کلی، در هر جهتی که گفتگو پیش می‌رود، منعطف باشید. همچنین به خاطر داشته باشید که اگر کارمند دورکار دارید، جلسه یک به یک مجازی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. باید در مورد موضوعات و مشکلاتی که کارمند دورکار با آنها مواجه است هم صحبت کنید. به عنوان یک مدیر، باید در مورد هرگونه حمایت اضافی مورد نیاز در این محیط کاری بپرسید. ### فعالانه گوش کنید. گوش دادن یک مهارت مهم برای توسعه مدیران است، علاوه بر آن برای یک جلسه یک به یک موثر اهمیت فراوانی دارد. به آنچه به اشتراک گذاشته می‌شود و بازخوردهای دریافتی با دقت گوش دهید. به یاد داشته باشید، شما نه تنها برای مودب بودن گوش می‌دهید، بلکه برای حمایت از کارمندان خود، باید به بهترین شکل ممکن به آنان گوش دهید. به عنوان یک مدیر، نظر طرف مقابل را به رسمیت شناخته و احترام بگذارید. با انجام این کار، به احتمال زیاد رابطه قوی‌تری با تیم خود ایجاد می‌کنید. ### خودمانی شوید. گاهی اوقات به اشتراک گذاشتن برخی از حکایات یا تجربیات شخصی در جلسات فردی مفید است. طبیعی است که بخواهید یک پروژه را برای کارمند خود با ارائه راه حل رفع انسداد کنید. با به اشتراک گذاشتن تجربیات شخصی خود، راهنمایی و پشتیبانی مطمئن و پایدارتری برای کمک به فرد ارائه می‌دهید. همچنین با خودمانی شدن، کارمندان خود را تشویق می‌کنید تا مشکلاتی را که نمی‌دانند چگونه با آنها برخورد کنند، باز کرده و به اشتراک بگذارند. ### ذهنی باز داشته باشید. مدیران باید با نشان دادن اینکه آماده دریافت بازخورد مفید و سازنده در مورد عملکرد و پیشرفت خود هستند، در جلسات فردی خود را الگو قرار دهند. می‌توانید پس از چند ماه، با هدف بررسی مدیریت، یک جلسه یک به یک برای جمع‌آوری بازخورد اعضای تیم ترتیب دهید. سپس نظرات این جلسه می‌تواند در یک فرآیند رسمی بررسی عملکرد گنجانده شود. برای موفقیت یک مدیر (و موفقیت شرکت) مهم است که بدانیم اعضای تیم در مورد آنها و سبک مدیریت آنها چه فکری می‌کنند. هنگامی که درک واضحی از عملکرد موثر و غیر موثر خود داشته باشید، می‌توانید گام‌های بعدی را برای ادامه تکرار و بهبود فرآیند خود تعریف کنید. ### آماده باشید. جلسات فردی می‌تواند تقریباً شامل هر چیزی باشد. اگر اطلاع کافی ندارید که چه چیزی را پوشش دهید، ابزارهایی در دسترس هستند که می‌توانند به شما در فرآیندهای مدیریت عملکرد بهتر کمک کنند. با تنظیم یک دستور جلسه از قبل، می‌توانید به کارمندان خود اجازه دهید نظرات خود را ارائه دهند. حتماً دستور کار (و نظرات کارمندان خود) را زودتر مرور کنید تا بهترین آمادگی را داشته باشید. اگر شما یک مشارکت‌کننده فردی هستید، در مورد موضوعاتی که می‌خواهید در مورد آنها بحث کنید، به مدیر خود اطلاعات کافی بدهید. اگر به آنها گوشزد کنید، آنها برای کمک به شما آمادگی بهتر و بیشتری خواهند داشت.  ## شش موضوع برای صحبت در جلسات یک به یک برای اطمینان از اینکه هیچ‌وقت با کمبود موضوع مواجه نشوید، برخی از متداول‌ترین پرسش‌ها و شروع‌کننده‌های مکالمه را در زیر گردآوری کرده‌ایم. ### عادات کاری و عملکرد کارکنان - در کدام زمان از روز احساس بازدهی بیشتری دارید؟ - چه تغییراتی می‌تواند ایجاد شود تا بتوانید روز خود را بهینه کنید؟ - در حال حاضر بزرگترین اتلاف‌کنندگان وقت شما چه کسانی هستند؟ - آیا با موانعی روبرو هستید و اگر چنین است، آنها کدامند؟ ### همکاری تیمی - چه کسی در تیم برای شما الهام‌بخش است؟ چرا؟ - آیا مایلید بازخورد بیشتری از سایر اعضای تیم دریافت کنید؟ - آیا می‌توانید به راحتی به دیگران بازخورد بدهید؟ - آیا پیشنهادی برای بهبود روش کار با هم دارید؟ ### سطوح مشارکت کارکنان - به طور خاص از کار کردن در اینجا لذت می‌برید؟ - چه کاری را کمتر ترجیح می‌دهید و چرا؟ - چه چیزی شما را به کار مشغول و پایبند نگه می‌دارد؟ - آیا در مورد نقش یا فرصت‌های شغلی خود نگرانی دارید؟ ###اهداف عملکرد کوتاه مدت و بلند مدت - چگونه در اهداف خود پیشرفت می‌کنید؟ آیا به کمکی نیاز دارید؟ - آیا با تنگناهایی روبرو هستید؟ چه چیزی می‌تواند به رفع آنها کمک کند؟ - چگونه اهداف بلند مدت خود را تعیین کرده‌اید؟ - به نظر شما کدام بخش از شغل شما بیشتر با اهداف بلندمدتتان مرتبط است؟ ### اهداف و برنامه توسعه حرفه‌ای - چگونه دوست دارید یاد بگیرید؟ - می‌خواهید چه مهارت‌هایی را توسعه دهید؟ - دوست دارید چه تجربیاتی کسب کنید؟ - در مورد شغلتان از چه چیزی بیشتر و کمترین لذت را می‌برید؟ - اخیراً از چه پروژه‌هایی لذت برده‌اید و چرا؟ - آیا کوچ برای شما سودی دارد؟ ### بهبود مدیر - چگونه می‌توانم از شما در کارتان بهتر حمایت کنم؟ - آیا ارتباط من را واضح و قابل درک می‌دانید یا کاری وجود دارد که بتوانم برای بهبود آن انجام دهم؟ - آیا چشم‌انداز و ماموریت شرکتمان را به وضوح به شما ابلاغ می‌کنم؟ - آیا چشم انداز و اهداف تیم ما برای شما روشن است؟ - آیا در نقش خود احساس قدرت می‌کنید؟ - آیا در پیشرفت شغلی خود احساس حمایت می‌کنید؟ حتما نکات صحبت را جمع‌بندی کرده و در صورت لزوم، یک برنامه عملیاتی تنظیم کنید تا جلسه بعدی اجرا شود. مدیران و کارمندان باید نکات جلسه را یادداشت کنند تا بتوانند موضوعات را پیگیری کنند. این کار برای اضافه کردن زمینه جدید در مورد موضوعات مورد بحث برای بررسی آینده مفید است. در صورت امکان سعی کنید موضوعات را پس از بحث و گفتگو حذف نکنید. به این ترتیب وقتی در آینده با چالش‌های مشابهی روبرو می‌شوید، می‌توانید به یادداشت‌های گذشته رجوع کنید و از آنجا شروع کنید.  ## این [فایل](https://www.manday.ir/guids/manday_ir_one-to-one-management-tool.pdf "فایل") را دانلود کنید و دستور جلسه خود را ایجاد کنید. ممکن است شروع جلسه سخت باشد. اما خوشبختانه، الگوهای دستور کار (و الگوهای جلسه) برای کمک به شما وجود دارد. ما موضوعات کلیدی را جمع‌آوری کرده‌ایم تا در قالب دستور کار به شما کمک کنیم. این سؤالات فوری را زیر هر موضوع در نظر بگیرید تا به چارچوب گفتگوی شما کمک کند. کارمند شما می‌تواند این فرم را قبل از جلسه پر کند تا بتوانید زمینه‌های تمرکز را پیش‌بینی کنید. برای شروع استفاده با تیم خود، این دستور جلسه یک به یک را مطابق با ویرایش‌ها و تغییرات خود دانلود و پر کنید. ### بررسی رفاه - این هفته در محل کار چه احساسی دارید؟ - آیا چیزی در کار وجود دارد که بر رفاه و/یا شادی شما تأثیر بگذارد؟ - این هفته چه چیزی ذهن شما را به خود مشغول کرده است؟ ### پیشرفت در اولویت‌ها - از آخرین باری که در ارتباط بودیم چه اتفاق جدیدی افتاده است؟ - بالاترین اولویت شما در این هفته چیست؟ - اولویت‌های بعدی شما چیست؟ ### اهداف آتی - مهمترین اهداف شما در این هفته چیست؟ - پیشرفت شغلی شما به سمت رسیدن به اهدافتان چگونه است؟ - آیا کاری وجود دارد که بتوانم برای حمایت از شما در این اهداف انجام دهم؟ ### چالش‌ها - در چه موضوعی نیاز به شفافیت بیشتری دارید؟ - با چه موانعی برخورد کرده‌اید؟ - آیا در حال حاضر چیزی در کار شما در معرض خطر است که من باید در مورد آن بدانم؟ ### سپاسگزاری - چه چیزی در هفته گذشته خوب بود؟ - چه کسی از شما حمایت کرد؟ - برای چه چیزی سپاسگزارید؟ ### بررسی شرایط شرکت - چقدر نسبت به مقصد نهایی شرکت احساس اطمینان می‌کنید؟ - چقدر میزان ارتباط کار خود با اهداف بزرگ شرکت را درک می‌کنید؟ ###جلسه را هدفمند شروع کنید. جلسات یک به یک ابزاری عالی برای فعال کردن گفتگو بین مدیران و تیم‌هایشان است. همانطور که جلسات انفرادی خود را بهبود می‌دهید، این نکات را در نظر داشته باشید: یک به یک منظم می‌تواند بین مدیران، کوچ‌ها، منتورها و همکاران اتفاق بیفتد. پرورش روابط تأثیرگذار می‌تواند زمانبر باشد. برای شرکت‌کنندگان مهم است که به طور منظم با یکدیگر همکاری کنند. این جلسات منجر به عملکرد بالاتر و مشارکت بیشتر تیم‌ها می‌شود. مدیران را توانمند کنید تا بهره‌وری، روحیه و سلامتی کارکنان خود را بررسی کنند. هنگامی که مدیران یاد بگیرند جلسات پربارتری برگزار کنند، اعضای تیم آنها احساس مشارکت و ارزش بیشتری خواهند داشت. در پایان، این امر باعث ایجاد تیم‌های متعهدتر و با عملکرد بالا می‌شود. جلسات اختصاصی یک به یک به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا در حرفه خود رشد کنند. جلسات انفرادی چه برای بهبود مهارت‌های کوچ یک مدیر باشد یا پیشرفت کارمند، یک ابزار مفید است. از این فضا برای تقویت رشد و توسعه استفاده کنید. هرچه فرصت‌های یادگیری برای کارکنان شما بیشتر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که در سازمان شما بمانند.